Vos courriers forment une montagne de papiers sur votre bureau ? Vous passez des heures à mettre la main sur un dossier au moment voulu ? Pour garantir une organisation optimale, il est crucial de bien classer les documents administratifs de l’entreprise. Dans cet article, Spitup vous explique comment trier et ranger vos papiers de manière efficace.
Pourquoi trier les documents administratifs de son entreprise ?
Quels que soient sa taille et son type d’activité, une entreprise a besoin de classer sa documentation. Sans une organisation pratique, vous perdez du temps à chercher des dossiers et vous risquez de les égarer. Autrement dit, un classement des documents permet d’assurer une meilleure gestion administrative.
Un tri efficace des papiers présente plusieurs avantages au travail. Cela facilite :
- la recherche des documents nécessaires lors des rendez-vous professionnels ;
- la transmission des données d’un service à l’autre de l’entreprise ;
- la prise de décision : il est plus facile et plus rapide de prendre des décisions avec les documents à portée de main.
Classer les documents de façon professionnelle est donc synonyme de gain de temps, d’énergie et de productivité pour l’entreprise.
Le classement des papiers vous pose problème ? Confiez cette responsabilité à un assistant administratif externe et évitez les prises de tête avec la gestion administrative de votre société.
Comment procéder au classement des documents ?
Il n’existe pas vraiment de modèle idéal pour classer les documents administratifs d’une entreprise. En effet, un classement est fonctionnel à partir du moment où le chef d’entreprise ou le responsable retrouve facilement un document. Il faut donc mettre en place un système adapté aux besoins et aux exigences de la société. Les méthodes les plus courantes sont les rangements par ordre alphabétique, chronologique ou par thème.
Avant de voir ces méthodes en détail, une explication sur les différentes étapes du tri est nécessaire.
Les étapes
Il y a 4 phases au tri d’un document :
- 1. La création/réception : vous créez ou recevez un document (ex. : contrats de travail, fiches de paie, factures, données comptables, etc.)
- 2. Le tri : une fois le dossier en main, vous devez décider s’il faut le jeter ou le conserver.
- 3. Le classement : après avoir décidé de conserver le papier, il faut le ranger au bon endroit selon une certaine logique.
- 4. L’archivage : les documents qui ne vous sont pas utiles au quotidien sont à archiver.
Par ordre alphabétique
Cette méthode de classement des documents consiste à trier les noms des produits ou des articles de A à Z. S’il s’agit de personnes, il faut les classer en fonction de leur nom de famille. Les prénoms sont à inscrire entre parenthèses.
Par ordre chronologique
Il s’agit d’attribuer un numéro à chaque papier administratif selon l’ordre chronologique de leur arrivée. Pour faciliter la recherche, il est préférable d’ajouter un libellé aux documents. Ce type de classement est surtout utilisé dans les services de comptabilité.
Par thème
Le sujet peut représenter un critère de classement. Les thèmes pourraient être :
- les données bancaires ;
- les données comptables ;
- les documents en rapport avec les employés ;
- les fiches sur l'identité de l’entreprise ;
Vous pouvez par exemple ranger les versements et les relevés de compte dans les informations bancaires. Les fiches de paie, les preuves de paiement ou les factures, quant à eux, seront à placer dans la rubrique comptabilité.
Les règles d’or pour bien ranger ses papiers
Ne pas procrastiner
Le classement des documents n’est pas une activité très plaisante. Cependant, plus vous remettez cette tâche à plus tard, plus elle vous prendra du temps et plus elle vous paraîtra insurmontable. Il vaut donc mieux trier les papiers dès que possible. L’idéal serait de s’atteler à la tâche chaque jour en fin de journée ou au moins une fois par semaine.
La première étape est de jeter directement à la poubelle les papiers inutiles. Il ne sert à rien de les conserver et de les ajouter à la pile de documents. Sur votre bureau, ne gardez que les papiers en cours d’utilisation. Pour les autres, prévoyez de la place pour les ranger.
Prévoir des lieux et du matériel de rangement
Il faudra prévoir un espace ou des meubles pour ranger les documents. Armoires, étagères, boîtes… Ne lésinez pas sur le mobilier. En effet, cela vous évitera de vous retrouver avec une masse de courriers sur votre bureau ou de tout mettre dans une seule farde sans ordre précis.
Les accessoires de rangement vous seront également utiles :
- les corbeilles à courrier superposable ;
- les classeurs à anneaux ou à levier ;
- les porte-étiquettes pour retrouver rapidement des fiches ;
- les dossiers suspendus pour les documents archivés ;
- les dossiers à clip pour les papiers à l’usage quotidien.
Sécuriser ses données
Quelle que soit la méthode de classement, physique ou électronique, il est impératif de protéger vos informations contre d’éventuels vols ou fuites de dossiers stratégiques. Veillez à mettre en place un système de sécurité fiable.
Conserver les dossiers jusqu’au délai requis
Certains documents doivent être conservés dans les archives pour une durée minimale légale. En cas de contrôle de l’administration, vous devez être capable de fournir les justificatifs et les preuves au moment demandé.
Selon le site du SPF Finances, les délais de conservation sont de :
- 7 ans pour les documents nécessaires pour remplir votre déclaration d’impôt (fiches de paie, fiches de pension, extraits de comptes bancaires, etc.) ;
- 10 ans pour les données comptables (factures, copies de facture, etc.).
Comment choisir entre archivage physique ou numérique ?
Aujourd’hui, vous avez le choix d’archiver vos papiers sur des supports physiques ou numériques. Les deux options présentent des avantages et des inconvénients :
- L’archivage numérique facilite la recherche des informations par mots-clés.
- Le classement numérique est une meilleure solution en cas de volume important de papiers.
- Le coût d’un coffre-fort électronique varie en fonction du volume des pièces à archiver.
- La lecture sur papier est plus agréable, notamment pour les dossiers avec beaucoup de pages comme le bilan annuel.
- L’archivage physique nécessite un espace de rangement.
Pourquoi externaliser le classement des documents d’entreprise ?
Le classement de documents administratifs d’une entreprise peut s’avérer chronophage et fastidieux. Si vous n’avez ni le temps ni l’énergie à consacrer à cette tâche, l’externalisation de ce travail représente une solution judicieuse. Laissez un secrétaire administratif vous soulager dans votre activité et concentrez-vous sur votre cœur de métier.
Chez Spitup, nous nous engageons à vous offrir un accompagnement complet dans la gestion de votre entreprise afin de vous faire économiser un maximum de temps. Un temps auquel vous pourrez vous consacrer à ce que vous savez faire de mieux.
