Depuis quelques années, les solutions de secrétariat à distance se développent de plus en plus. Gain de temps, prise de rendez-vous facilitée, meilleure prise en charge médicale… Cette organisation a révolutionné la pratique de nombreux professionnels de santé ! Aujourd’hui, vous réfléchissez à adopter ce nouveau mode de gestion des appels et des consultations. Mais quels sont les avantages du télésecrétariat médical pour les patients ? Comment ce service peut-il contribuer à fidéliser votre patientèle ? Spitup vous explique tout !
1. La prise de rendez-vous médicaux en ligne 24 h/24
Votre cabinet est ouvert en journée du lundi au vendredi ? Vos patients ont sûrement les mêmes horaires de travail. Le problème ? Cela risque d’être compliqué pour eux de vous joindre pour prendre rendez-vous. Ils vont devoir le faire pendant leur temps de pause ou lors d’un jour de congé. Ces contraintes peuvent allonger le délai de leur prise en charge médicale et créer de l’insatisfaction.
Grâce à l’agenda en ligne, vos patients peuvent réserver une consultation à n’importe quel moment. Et ce, même tard le soir ou le week-end ! En plus, ils ont un accès direct au calendrier du médecin et peuvent ainsi choisir le créneau qui leur convient le mieux.
Chez Spitup, nous proposons un service d’agenda en ligne accessible à la fois aux patients, aux secrétaires médicales et aux praticiens pour une gestion optimale des rendez-vous !
2. Une meilleure prise en charge des appels téléphoniques
Lorsque le médecin assure lui-même son secrétariat en plus de ses consultations, il ne peut évidemment pas répondre dans l’instant à chaque appel reçu. De la même manière, une secrétaire qui gère l’accueil téléphonique de plusieurs praticiens doit parfois faire attendre ses interlocuteurs.
L’un des principaux avantages du télésecrétariat médical pour les patients, c’est la garantie d’avoir toujours une personne disponible au bout du fil. Finis les appels à plusieurs reprises pour tomber systématiquement sur le répondeur !
Un rendez-vous à prendre ou à déplacer ? Un message à laisser au docteur ? La permanence téléphonique est assurée par des secrétaires médicales qualifiées pour répondre aux demandes des patients. Ils obtiennent une réponse rapide et professionnelle et gagnent un temps précieux. Satisfaction garantie !
À lire aussi : 6 conseils pour optimiser son accueil téléphonique
3. Une approche humaine et professionnelle
La première impression est primordiale. Avant même de vous rencontrer, le patient échange avec votre secrétaire. Vous devez vous assurer que l’accueil téléphonique soit professionnel et chaleureux pour que votre patientèle se sente en confiance. À l’inverse, une conversation froide et distante pourrait nuire à l’image de votre cabinet.
Les personnes doivent aussi sentir que leur interlocuteur est à l’écoute. En effet, il s’agit de leur santé et de problèmes parfois graves et confidentiels. Le contact humain prend alors toute son importance ! Les patients veulent être sûrs que leur message sera bien transmis au médecin.
Nos secrétaires chez Spitup sont toutes formées au secrétariat médical. Notre approche est axée sur les relations humaines avant tout. Une réponse bienveillante et professionnelle sera toujours apportée à vos patients !
4. Une meilleure disponibilité du médecin pendant les consultations
Gérer à la fois les consultations, le téléphone et l’administratif : c’est un vrai jeu d’équilibriste ! Cette polyvalence peut impacter la qualité de vos échanges avec les patients. La sonnerie du téléphone qui ne cesse de retentir pendant le rendez-vous… ce n’est agréable ni pour vous ni pour la personne que vous recevez.
L’avantage du télésecrétariat médical pour les patients est que vous êtes 100 % disponible pour eux ! Ils se sentent davantage écoutés et pris en charge.
Pendant vos consultations, la secrétaire gère :
- les appels entrants ;
- la prise de rendez-vous ;
- les tâches administratives.
Et en cas d’urgence ? Vous aurez défini en amont avec l’équipe de télésecrétariat les règles qui permettent d’identifier les demandes qui doivent être traitées rapidement. Votre patient sera assuré d’avoir un retour de votre part si la situation le nécessite.
5. L’envoi d’un rappel automatique avant le rendez-vous
Qui n’a jamais oublié un rendez-vous pris des mois à l’avance ? Qu’on se soit trompé de jour ou qu’on ait tout simplement oublié de le noter : ça arrive. Heureusement, une solution permet d’éviter ces annulations inopinées ! Grâce au service de gestion d’agenda en ligne, vos patients reçoivent un rappel automatique par SMS peu de temps avant la consultation.
Ainsi, le télésecrétariat médical allège la charge mentale du patient tout en réduisant le taux d’annulations pour le médecin. Un système gagnant-gagnant !
MediVoice, la solution de télésecrétariat personnalisée
Vous connaissez désormais tous les avantages du télésecrétariat médical pour les patients. Cette formule présente également de nombreux intérêts pour les professionnels de santé :
- Gestion optimale des rendez-vous.
- Gain de temps sur les tâches administratives.
- Meilleure prise en charge des patients.
Vous êtes médecin généraliste, dentiste, dermatologue ? Vous cherchez un télésecrétariat basé en Belgique ? Choisissez Spitup pour externaliser la gestion de vos appels et de vos rendez-vous ! Nous mettons à votre service notre équipe de secrétaires médicales formées et dynamiques pour assurer votre permanence téléphonique. Notre solution de télésecrétariat médical, MediVoice, sera l’outil parfait pour garantir une prise de rendez-vous fluide et facile. Concentrez-vous sur votre cœur de métier, nous nous occupons de décrocher !
Vous souhaitez recevoir un devis sur mesure adapté à vos besoins ? Contactez-nous !
