En tant que médecin généraliste, dentiste, ostéopathe ou bien encore professionnel du secteur paramédical, vous songez peut-être à déléguer la permanence téléphonique de votre cabinet auprès d’un secrétariat externalisé. Ce service est dédié à la prise en charge de vos appels et à la gestion de vos tâches administratives, pour vous permettre de vous consacrer pleinement à votre patientèle. Quel est le coût d’un tel investissement ? Comment cette prestation est-elle facturée ? Spitup décortique pour vous les tarifs d’un télésecrétariat médical.
Combien coûte un secrétariat médical en ligne ?
Un secrétariat externe coûte en moyenne au minimum une centaine d’euros par mois. Cette estimation augmente selon les formules et les options que vous sélectionnez (de la permanence téléphonique à la prise en charge de vos tâches administratives, en passant par la mise en place d’outils spécifiques). Ce service reste toutefois beaucoup moins onéreux que l’embauche d’un secrétaire au bureau de votre cabinet.
Chez Spitup, nous vous proposons une offre mensuelle à partir de 129 €, et nous vous offrons les frais de démarrage (d’une valeur totale de 250 €). Notre formule est entièrement flexible et personnalisable, afin de répondre aux problématiques de votre profession.
Nous vous fournissons un prévisionnel clair et transparent de votre investissement. Cette prestation, renouvelable à l’année, vous est facturée ensuite chaque mois.
Les facteurs qui influencent les tarifs d’un télésecrétariat médical
Les conditions de facturation initiales du secrétariat à distance
Les services de secrétariat en ligne proposent généralement des prestations sous forme de forfaits, facturés à la journée, à la semaine ou au mois. Néanmoins, certains pratiquent aussi des tarifs à la mission, au taux horaire ou bien encore au nombre d’appels reçus.
Pour obtenir une vision claire de vos dépenses futures, faites toujours établir un devis et un contrat, qui précisent l’ensemble des missions déléguées et les conditions de paiement.
Les modalités de la permanence téléphonique
Très chronophages, la réception des appels et la gestion du planning des consultations constituent bien souvent les raisons principales qui incitent un professionnel de santé à faire appel à un secrétaire médical à distance.
Le coût de cette prestation se facture selon plusieurs paramètres :
Les plages horaires consacrées à la réception téléphonique. Les prestations classiques proposent souvent des prix fixes en journée, et la permanence du soir, des nuits et des week-ends entraînent un coût supplémentaire.
Le nombre d’appels reçus. Selon les prestataires, les tarifs sont calculés au nombre de coups de fil reçus ou selon une estimation moyenne de ces derniers.
Les modalités de gestion de ces appels : le rappel ou l’envoi de mails aux clients, la rédaction de comptes-rendus, etc.
Il est essentiel que le secrétaire soit formé au domaine médical et paramédical, comme les professionnels chez Spitup. Cette expertise est obligatoire pour que le secrétaire identifie rapidement la nature des appels et vous transmette les communications urgentes, selon les modalités établies au préalable avec vous.
Les autres missions confiées au télésecrétaire
Le professionnel de santé peut déléguer auprès de son collaborateur des missions complémentaires à la gestion des appels, tels que :
La création d’une messagerie vocale personnalisée. Elle est destinée à faire patienter l’appelant et le rediriger, le cas échéant (et si le besoin n’est pas urgent), vers une plateforme de prise de rendez-vous en ligne.
La planification et la gestion des consultations sur un outil numérique.
La réalisation de travaux de gestion administrative, à définir selon vos besoins.
Les outils mis à disposition du praticien par le prestataire
Certains télésecrétariats proposent des services supplémentaires, destinés à faciliter votre communication mais également à simplifier la gestion administrative de votre cabinet.
Ils peuvent vous proposer de notamment mettre en place :
- Un espace de prise de rendez-vous en ligne. Vos patients pourront sélectionner la date et l’horaire de leur consultation directement sur Internet. Ce service réduit grandement le nombre d’appels reçus ensuite au cabinet. Votre secrétaire peut également gérer et mettre à jour ce planning.
- Un système de rappel automatique par SMS. Le patient reçoit un message un jour ou deux avant son rendez-vous, pour ne pas l’oublier.
À lire : Comment améliorer l’organisation de son cabinet médical ?
Quelles sont les aides possibles auxquelles vous pouvez recourir ?
Si vous êtes médecin généraliste libéral, ou bien si vous appartenez à un groupement de médecins généralistes à Bruxelles ou en Wallonie, il vous est possible de déduire de moitié vos dépenses réalisées auprès d’un secrétariat externalisé. La subvention Impulseo est allouée chaque année, sur dossier. Elle est plafonnée à hauteur de 3 700 € par an pour la Région wallonne, et 3 827,19 € pour Bruxelles.
Pour y prétendre, vous devez être agréé, recourir à un logiciel labellisé et totaliser 150 DGM. Chez Spitup, nous vous accompagnons pour remplir en bonne et due forme ce document.
Quel retour sur investissement retirer de cette délégation ?
Il faut savoir que la durée moyenne d’un appel passé par un patient dure entre 1 à 2 min. Cela représente près de 10 % du temps moyen que vous accordez à une personne venue à votre cabinet.
Si l’on se base le prix d’une consultation normale de 25 €, cela représente 2,50 € que vous consacrez pour recevoir un appel. Multipliez cette estimation par le nombre de coups de fil que vous recevez chaque mois, et vous constaterez le coût global que cette gestion entraîne, si vous ne déléguez pas votre permanence téléphonique.
Dans une autre mesure, lorsque vous réceptionnez vous-même l’ensemble de vos appels, vous pénalisez à la fois le patient présent à votre cabinet et celui qui se trouve au bout du fil, car vous ne pouvez pas leur consacrer pleinement votre temps.
La délégation de vos appels et de la gestion administrative de votre cabinet est importante pour vous permettre de vous concentrer pleinement au soin de votre patientèle. Les tarifs d’un télésecrétariat médical commencent aux alentours d’une centaine d’euros mensuels, et le prix peut monter selon les options et les modalités de gestion sélectionnées.
Chez Spitup, nous vous proposons des prestations à partir de 129 € par mois. Pour en savoir plus et obtenir un devis personnalisé, nous vous invitons à remplir le formulaire de contact.
