Comment améliorer l’organisation de son cabinet médical ? 7 conseils

Entre la gestion administrative, les prises de rendez-vous et les consultations, les professionnels de la santé sont souvent surmenés. Vous avez l’impression de passer trop de temps sur des tâches de gestion et de coordination ? Ce temps précieux pourrait être utilisé pour vous concentrer sur votre cœur de métier : vos patients. Pour cela, il est indispensable d’améliorer l’organisation de votre cabinet médical. Découvrez 7 conseils d’organisation pour les médecins généralistes, spécialistes, ainsi que pour les praticiens.

1.  Organiser son espace de travail

Pour gagner du temps, la première étape est d’organiser son espace de travail. Commencez par vous débarrasser de tout ce que vous n’utilisez pas et qui prend de la place inutilement. Vous pouvez trier vos tiroirs, vos armoires et vos documents. Une fois ce tri effectué, réorganisez convenablement votre matériel.

Si vous n’avez pas encore digitalisé les informations de vos patients, pensez à les ranger dans des supports de classement efficaces. Ces données médicales doivent faire l’objet d’un rangement méticuleux et être conservées en toute sécurité.

Rangez à portée de main vos documents spécialisés : formulaires administratifs pour les mutuelles, blocs d’ordonnances pour prescrire des traitements, attestations pour délivrer des certificats, etc.

Une bonne organisation de son espace de travail est le minimum syndical pour un médecin ou un praticien. Cependant, certains professionnels surmenés par leur charge de travail peuvent se relâcher sur l’organisation de leurs dossiers. Un cercle vicieux qui entraîne une perte de temps supplémentaire à chercher leurs documents !

2.  Planifier l’organisation de son cabinet médical

La planification des tâches est un élément essentiel pour optimiser l’organisation de votre cabinet médical. Dédiez des créneaux pour les consultations clients, et d’autres pour la gestion de vos autres tâches professionnelles (administratif, comptabilité, etc.). Et n’oubliez pas d’inclure des moments libres pour les consultations de dernière minute ou autres urgences pro. Cette organisation vous fera gagner en sérénité !

3.  Opter pour un agenda médical en ligne

Vous passez trop de temps au téléphone avec vos patients pour les prises de rendez-vous ? Optimisez ce temps grâce à un agenda en ligne ! Cet outil virtuel présente plusieurs avantages :

  • Vous gagnez du temps pour vous occuper de vos patients en consultation.
  • Vous simplifiez la prise de rendez-vous pour vos patients, qui n’auront plus à passer des heures au téléphone pour tenter de vous joindre sans succès.
  • Vos rendez-vous et votre base de données clients sont centralisés au même endroit. Vous pouvez facilement partager ces informations avec vos collaborateurs.
  • Votre agenda virtuel envoie des rappels à vos patients afin qu’ils n’oublient plus leurs rendez-vous.

Vous souhaitez adopter un agenda médical en ligne ? C’est simple ! Contactez Spitup pour une solution adaptée à vos besoins dans le secteur médical.

4.  Faire appel à un télésecrétariat médical pour gagner un temps précieux

Votre téléphone sonne pendant vos consultations avec vos patients ? Cela peut-être très embêtant ! Si vous répondez, le patient pourrait trouver déplacé que vous preniez des appels pendant son rendez-vous médical (surtout si les appels sont fréquents !). Si vous ne répondez pas, ce sont les clients à l’autre bout du fil qui risquent de se montrer impatients. Surtout s’il y a une urgence médicale !

Que vous soyez médecin généraliste, dentiste, ostéopathe ou vétérinaire, le télésecrétariat pourrait être la solution à ces problèmes. Il vous permettrait de vous concentrer à 100 % sur vos patients, tout en sachant que vos appels sont pris en charge par des professionnels qualifiés.

À lire : Comment soigner son accueil téléphonique médical ?

Votre télésecrétaire pourra notamment s’occuper :

  • d’indiquer les rendez-vous dans votre agenda en ligne ;
  • de noter les messages de vos patients pour vous les retransmettre :
  • de répondre aux questions des clients concernant des ordonnances ou autres documents administratifs.

Vous souhaitez recourir à une télésecrétaire pour prendre en charge vos appels entrants ? Vous cherchez un professionnel qualifié qui répondra de manière personnalisée et spécifique à vos patients ? Découvrez les services du télésecrétariat médical Spitup.

5.  Gagner du temps grâce au questionnaire médical

Les questionnaires de pré-consultation permettent une meilleure prise en charge médicale, ainsi qu’un gain de temps considérable lors de la consultation avec un nouveau patient. Ce document médical peut être envoyé en ligne, au moment de la prise de rendez-vous, ou dans la salle d’attente de votre cabinet, juste avant le rendez-vous.

Ce document peut se diviser en plusieurs parties :

  • Les informations administratives : nom, prénom, adresse, date de naissance, numéro de sécurité sociale, groupe sanguin, numéro d’urgence, etc.
  • Les informations médicales : état de santé général du patient, allergies éventuelles, antécédents médicaux, motif de la consultation, etc.

Grâce à ces informations, vous gagnerez un temps précieux en rendez-vous et vous pourrez vous concentrer sur le diagnostic !

Ce type de questionnaire est particulièrement utilisé par les dentistes et chirurgiens-dentistes, mais peut s’adapter aux autres spécialistes des soins de santé.

6.  S’imposer des limites pour ne pas risquer le burnout

Il est essentiel de vous imposer des limites afin de ne pas finir par vous sentir débordé. Vous savez mieux que personne que le surmenage peut mener à des problèmes de santé, qui pourraient nuire à la qualité de vos soins.

Pour alléger votre charge mentale, vous pouvez par exemple refuser les visites à domicile dans les cas où celles-ci ne sont pas nécessaires. Ces déplacements vous font perdre un temps précieux, et ne sont pas essentiels pour la plupart de vos patients.

Vous pouvez également refuser de rédiger des ordonnances hors consultations. Le temps passé sur ce travail en dehors de vos heures rémunérées peut rallonger considérablement votre journée et vous ajouter une certaine charge mentale.

Bien évidemment, il s’agit de trouver le juste milieu afin d’aider vos patients au mieux, sans nuire à votre propre état de santé.

7. Vous vous sentez surmené dans la gestion de vos tâches administratives ?

Si vous vous sentez actuellement surchargé par vos tâches administratives, il est certainement temps pour vous de commencer à déléguer. Vous pouvez avoir recours aux services d’un télésecrétariat médical. Spitup propose des prestations personnalisées aux professionnels de la santé partout en Belgique, et plus particulièrement à Bruxelles et en Wallonie. Vous pourrez ainsi vous consacrer à 100 % à vos patients !

 

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