Vous êtes dirigeant d’une entreprise et vous hésitez à investir dans un télésecrétariat pour l’accueil des appels entrants ? Vous vous demandez si la permanence téléphonique est la solution adéquate à votre société ? Meilleure relation client, gain de temps, une image professionnelle soignée… Ce service offre de nombreux avantages ! Dans cet article, Spitup vous explique pourquoi faire appel à un secrétariat téléphonique pour entreprises et en quoi cela va transformer votre quotidien d’indépendant.
1. Pour assurer un service d’accueil téléphonique de qualité
En confiant l’accueil téléphonique à un télésecrétariat, vous bénéficiez des compétences d’un prestataire spécialisé. L’équipe est formée pour répondre aux appels entrants de manière professionnelle et chaleureuse. Les secrétaires comprennent l’importance de prendre soin de votre clientèle. Grâce à leur efficacité et leur bienveillance, ils mettent les clients en confiance et fournissent rapidement les informations recherchées.
Externaliser la gestion du standard téléphonique permet aussi d’être plus réactif et de ne plus manquer un seul appel. Cela est fort utile lorsque vos lignes sont souvent occupées. Chez Spitup, il est possible de dévier les appels vers la centrale après 5 sonneries. Ainsi, vos clients n’auront plus à patienter ni à devoir rappeler plusieurs fois avant d’être reçus.
2. Pour soigner son image professionnelle
Le premier contact avec vos clients et vos prospects joue un rôle déterminant dans l’image de votre entreprise. Or, la première impression se fait souvent par téléphone. Ainsi, si le client appelle et que personne ne répond ou que l’échange se passe mal, cela va véhiculer une mauvaise image.
À l’inverse, si le client se sent à l’écoute et obtient des réponses claires et rapides, il retiendra une bonne impression de l’appel. Que vous possédiez une société de construction ou un cabinet d’avocat, avoir un secrétariat externalisé vous aide à soigner votre image professionnelle en tant qu’entrepreneur.
3. Pour être disponible auprès de ses clients
Vous souhaitez être joignable à tout moment ? Pas de souci ! La permanence téléphonique peut réceptionner les appels et les messages lors de vos heures de fermeture ou de vos jours de congé. Ce service est flexible et modulable selon vos besoins. Les télésecrétaires peuvent même intervenir à des horaires spécifiques, très tôt le matin ou très tard le soir.
Que vous soyez avocat, indépendant ou dirigeant d’une PME, vous pourrez assurer l’accueil des appels à n’importe quel moment de la journée grâce au secrétariat externalisé. Faire appel à des secrétaires téléphoniques pour entreprises, c’est donc être plus disponible et réactif auprès de ses clients.
4. Pour améliorer sa qualité de vie au travail
Être coupé pendant la journée par des sonneries de téléphone peut être irritant et contrariant, surtout si vous êtes en plein rendez-vous avec un client. Cela peut nuire à votre bien-être au travail et ralentir votre activité. En déléguant l’accueil des appels entrants à un prestataire externe, vous ne serez plus perturbé par cette source de distraction. Résultat : vous pourrez vous consacrer à votre travail quotidien avec l’esprit tranquille.
Solliciter un télésecrétariat pour entreprise signifie aussi moins de tracas administratif. Les agents de Spitup s’occupent non seulement de prendre les appels, de transmettre les messages, mais aussi de gérer vos rendez-vous grâce à un agenda en ligne. Vous disposez ainsi de plus de temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier et prendre soin de vos clients.
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5. Pour réduire les coûts et optimiser l’espace de travail
Le recours à un secrétariat à distance constitue également un avantage financier pour votre entreprise. Vous n’avez plus à couvrir les frais liés à l’embauche d’un personnel comme la formation, les charges sociales ou les congés payés. Pas besoin non plus d’investir dans du matériel spécifique à la gestion du standard téléphonique et au support administratif (bureau, ordinateur, imprimante, etc.).
De plus, l’externalisation du secrétariat vous fait gagner de la place dans votre bureau. L’espace dédié à l’accueil téléphonique pourra servir à autre chose.
6. Pour renforcer la relation client
Quelle que soit votre activité professionnelle, la réception des appels joue un rôle crucial dans la relation avec les clients. Comme c’est souvent le premier canal de communication avec vos prospects, il permet de créer un lien de confiance et une certaine proximité avec ceux-ci. Disposer d’une équipe spécialisée dans le service téléphonique est un moyen efficace de rassurer et de fidéliser votre clientèle.
7. Pour bénéficier des services personnalisés d’un télésecrétariat multifonctionnel
Les secrétariats téléphoniques comme Spitup font preuve d’une grande flexibilité : c’est vous qui fixez les modalités selon vos besoins spécifiques et votre clientèle. C’est vous qui décidez des plages horaires des appels à déléguer, les types de missions (régulières ou ponctuelles), les fonctionnalités à mettre en place, etc. Les formules proposées sont très souples.
L’accueil de l’appel est aussi personnalisé selon les consignes de votre entreprise et en fonction de votre clientèle. Grâce au briefing fourni, les secrétaires sont capables d’apporter les réponses adéquates et de rediriger vers les personnes de contact.
La permanence téléphonique est un service multitâche. En effet, Spitup ne se contente pas de traiter les appels entrants. Le secrétariat à distance peut également :
- gérer votre calendrier professionnel ;
- prendre des rendez-vous ;
- rappeler les clients si nécessaire ;
- transmettre des messages ;
- envoyer des documents ;
- enregistrer des commandes ;
- mettre en place un numéro d’appel gratuit 0800.
Pourquoi investir dans un secrétariat téléphonique pour entreprises ? En résumé
Confier la gestion des appels à un télésecrétariat, c’est vous assurer un service d’accueil téléphonique réactif et bienveillant. Les secrétaires de Spitup sont formés pour être à l’écoute et répondre aux attentes de vos clients, quel que soit le domaine d’activité. L’image de votre société n’en sera que meilleure.
L’un des gros avantages du secrétariat en ligne est sa disponibilité et sa flexibilité. C’est vous qui décidez de A à Z du déroulement de la collaboration : les plages horaires, les directives, les fonctionnalités, etc. L’équipe s’adapte à vos besoins et à vos attentes.
Résultats : vous pouvez enfin vous concentrer à 100 % sur les projets qui vous tiennent à cœur sans jamais rater aucun appel de vos clients. Vous avez aussi l’esprit tranquille, puisque vous savez que la gestion téléphonique est prise en charge de façon efficace et responsable. Vous réduisez vos coûts liés aux frais du personnel tout en renforçant les liens avec votre clientèle.
Spitup, un service de télésecrétariat à taille humaine
Pourquoi opter pour le secrétariat téléphonique Spitup ? Loin d’être une centrale éloignée et anonyme, notre organisation se compose d’une petite équipe installée en Belgique. Notre devise ? Placer l’humain au cœur de notre entreprise. Choisir Spitup, c’est bénéficier des services de professionnels disponibles, bienveillants et efficaces. Vous désirez profiter des avantages d’un télésecrétariat pour votre entreprise belge ? Contactez-nous pour ne plus rater aucun appel !
