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L’externalisation administrative : avantages et organisation

"Vous souhaitez gagner du temps et améliorer la performance de votre entreprise ? Découvrez les avantages de l'externalisation administrative avec Spitup. De la réduction des coûts à la garantie de qualité, nous vous accompagnons pour externaliser vos tâches administratives."
Sommaire

Le travail administratif de votre entreprise vous prend trop de temps ? Vous aimeriez vous concentrer sur votre cœur de métier plutôt que de vous atteler à des tâches fastidieuses comme le classement de dossiers ? Optez pour l’externalisation administrative. Ce processus consiste à déléguer la gestion de votre administration à un prestataire spécialisé dans le domaine. Découvrez dans cet article pourquoi et comment externaliser ses activités administratives.

Quels sont les avantages d’une externalisation administrative ?

Le gain de temps

L’avantage le plus évident de l’externalisation administrative est le gain de temps. La gestion d’entreprise est essentielle au bon fonctionnement de la société, mais elle peut parfois être chronophage. Déléguer cette tâche à un prestataire externe vous permet de dégager du temps pour vous consacrer à d’autres aspects de votre travail.

Une meilleure performance

Avec les tâches administratives en moins à gérer, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et sur ce que vous faites de mieux. Vous avez plus de temps pour innover, réfléchir à la stratégie marketing de votre entreprise et être à l’écoute de vos clients. Le temps supplémentaire servira à booster votre productivité.

En outre, la solution de l’externalisation réduit la charge mentale due au travail administratif. Vous n’aurez plus à vous préoccuper des appels téléphoniques ou de la rédaction des courriers. Ces heures gagnées vous permettront de vous reposer. Vous serez dans de meilleures dispositions pour développer votre activité.

Une réduction des coûts

L’externalisation des tâches administratives, aussi appelée outsourcing, constitue à la fois un gain de temps et d’argent. Comme expliqué plus haut, les heures que vous consacriez autrefois à gérer vos factures serviront à développer votre activité, et de ce fait, à augmenter votre chiffre d’affaires.

De plus, l’assistance externe représente une solution moins coûteuse que le recrutement en interne. Cela vous évite de :

Avec une agence en externe, vous n’aurez plus ces problèmes. Le prestataire est déjà formé et les outils sont fournis sans devoir supporter la totalité des coûts. 

Enfin, l’entreprise ne paie que les heures dont elle profite réellement. La plupart du temps, les agences d’externalisation proposent des services à la carte ainsi que des solutions sur mesure et adaptées à vos besoins.

La garantie de la qualité

Avec le soutien administratif externe, vous bénéficiez des compétences de professionnels sans devoir passer par la case du recrutement. Ces derniers partagent leur avis d’expert, fournissent des pistes et mettent en place des méthodes efficaces afin d’optimiser votre processus administratif. Vous gagnerez ainsi en efficacité et en qualité avec un minimum d’investissement. 

Les tâches ne sont plus réalisées de façon hasardeuse. Le risque d’erreur est réduit et le respect de la législation est assuré. Vous n’aurez plus à vous soucier de savoir si votre entreprise entre en conformité avec les normes. Autrement dit, l’externalisation permet non seulement de déléguer, mais aussi d’améliorer sa gestion d’entreprise.

Comment mettre en place l’assistance externalisée ?

Définir ses besoins et ses attentes

Le premier rendez-vous avec l’agence d’externalisation sert en général à identifier vos besoins en support administratif. Pour bien préparer cet échange, posez-vous les questions suivantes :

Connaître les réponses à ces questions vous évitera des risques de malentendu et d’incompréhension.

Choisir un conseiller plutôt qu’un exécutant

Choisissez un prestataire qui est force de proposition. Si l’entreprise en question ne joue qu’un rôle d’exécutant, l’externalisation n’a pas beaucoup d’intérêt. La plus-value de ce système tient à sa logique d’accompagnement. Les spécialistes sont là pour optimiser votre gestion administrative grâce à des conseils et des recommandations personnalisées. L’externalisation doit être un véritable levier pour le développement de votre entreprise.

Vous désirez recevoir les conseils d’experts en administration ? Chez Spitup, nous faisons de l’accompagnement notre priorité. Nous réfléchissons avec vous aux moyens les plus efficaces pour augmenter l’efficacité de votre entreprise.

Développer une communication fluide

Pour une collaboration fructueuse, il est capital de communiquer constamment avec votre prestataire. N’hésitez pas à partager vos doutes et vos questions. Les agents se feront le plaisir de vous aider. Lors d’un changement en interne, n’oubliez pas de mentionner les nouveautés qui risquent d’affecter votre gestion administrative.

À qui faire appel pour confier sa gestion administrative ?

Les cabinets d’experts-comptables

De nombreux experts-comptables ont réorienté leur activité vers du conseil fiscal pour s’ajuster aux réalités d’aujourd’hui. Certains proposent parfois de prendre en charge les tâches administratives. 

Si vous souhaitez une prise en main unique pour votre comptabilité et votre administration, déléguer à un cabinet d’expert-comptable est la solution. Toutefois, cette option est coûteuse et l’accompagnement est rarement personnalisé. Le soutien administratif ne forme pas non plus leur métier principal.

Les outils en ligne

Il existe des outils en ligne qui permettent de réduire le temps de travail. Grâce à la dématérialisation, l’archivage, les paiements et les transmissions de documents sont simplifiés.

Cependant, ces outils restent des outils. Ils n’offrent pas de conseils ni d’accompagnement pour améliorer l’efficacité des démarches. En outre, leur prise en main peut parfois être compliquée.

Les entreprises spécialisées dans l’externalisation administrative

Transférer sa gestion administrative à une entreprise spécialisée dans ce domaine offre de nombreux avantages. Ces agences sont reconnues pour :

Vous souhaitez confier votre gestion d’entreprise à des spécialistes de l’externalisation ? Découvrez le support administratif de Spitup. Nos experts dans le secrétariat, la comptabilité, la logistique et les ressources humaines se feront un plaisir de vous offrir un accompagnement adapté à vos besoins.

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