Comment se prémunir contre les factures impayées ? Et quelle est la meilleure procédure pour récupérer le montant d’une facture non réglée ? La gestion des impayés peut être une source de stress pour de nombreuses entreprises. Mais pas de panique : il existe de bonnes pratiques à mettre en place dès la conclusion d’un contrat pour éviter ces situations. Et si malgré cela, vous rencontrez des difficultés de paiement, il existe aussi des solutions pour récupérer le montant dû. Dans cet article, Spitup vous explique comment gérer vos impayés de manière efficace et professionnelle !
1. Les bonnes pratiques pour se prémunir contre les impayés
Se renseigner sur la solvabilité d’un client
Lorsque vous entamez une collaboration avec un nouveau client, vous devez idéalement vérifier qu’il sera en mesure de payer ses futures dettes. Mais comment s’assurer de la santé économique d’une entreprise ? Quelques clics suffisent pour en savoir plus sur sa solvabilité !
Vous pouvez consulter :
- Le registre de la Banque-Carrefour des entreprises. Il regroupe des informations très claires sur les entreprises, comme le numéro de TVA, l’objet officiel de l’action, ses administrateurs. Il contient aussi des liens vers les publications au Moniteur belge, à la Centrale des Bilans de la Banque nationale et au Répertoire des Employeurs.
- Le Moniteur belge qui indique toute modification aux statuts, adresses officielles ou administrateurs.
- Le compte rendu opératoire (CRO), rédigé au terme d’une intervention chirurgicale.
Ne négligez pas cette étape avant de signer un contrat avec un nouveau partenaire. Comme on dit : il vaut mieux prévenir que guérir.
Se prémunir des impayés grâce aux conditions contractuelles
La rédaction d’un contrat est un outil essentiel pour se prémunir contre les impayés. Spécifiez-y clairement les obligations de chaque partie, en demandant des garanties et en incluant des clauses comme le versement d’un acompte et la fixation d’un délai de paiement court. Vous pouvez consulter un avocat spécialisé en droit commercial pour vous aider à rédiger un contrat qui répond à vos besoins et qui protège vos intérêts.
Envoyer des factures claires et précises
Pour faciliter les paiements, envoyez des factures claires et faciles à comprendre. Mentionnez-y de manière visible toutes les informations pertinentes telles que vos coordonnées complètes, le montant total à payer, les dates et les méthodes de paiement. Une communication professionnelle contribue à réduire le risque d’impayés !
2. La phase à l’amiable pour régler une facture impayée
Envoyer une lettre de relance
Si votre client ne respecte pas les délais de paiement, il est important de trouver une solution à l’amiable avant de recourir à des mesures plus strictes.
La première étape consiste à communiquer clairement avec le client et à essayer de comprendre les raisons du retard de paiement. Peut-être s’agit-il d’un simple oubli ou d’une difficulté financière temporaire ? Pour cela, vous pouvez contacter votre client par téléphone afin de lui rappeler l’existence de la facture. Dans tous les cas, il est important de rester professionnel et courtois.
Ensuite, vous pouvez explorer les différentes options. Pourquoi ne pas proposer un plan de paiement échelonné qui conviendrait au client ? Ou accepter des paiements partiels pour commencer ? Il est également possible de négocier un délai supplémentaire. Si un accord est conclu, mettez-le par écrit pour éviter tout malentendu futur.
Trouver une solution à l’amiable peut aider à préserver une relation de confiance avec le client tout en garantissant que l’entreprise est payée pour ses services.
Envoyer une lettre de relance pour une facture impayée
Votre client ne répond pas au téléphone et votre facture reste impayée ? Vous pouvez alors lui envoyer une lettre de relance afin de lui rappeler ses obligations. Cette lettre doit contenir les informations essentielles, telles que le montant impayé, la date d’échéance et les modalités de paiement.
Vous pouvez aussi rappeler les conditions du contrat ou les conditions générales de vente. Le ton de la lettre doit être clair et ferme, tout en restant courtois et professionnel. Cette première lettre ne doit pas obligatoirement être envoyée en recommandé.
En cas de non-réponse, vous pouvez envoyer une lettre de mise en demeure. Mais avant de prendre cette mesure légale, il faut toujours chercher une solution amiable pour préserver une bonne relation avec votre client.
À noter : une lettre de relance n’est pas obligatoire pour engager une procédure judiciaire, mais elle est fortement recommandée pour éviter toute contestation ultérieure.
Chez Spitup, nous vous assistons dans toutes les tâches de soutien administratif et de suivi client, dont le suivi et les relances des factures impayées. Vous pouvez avoir l’esprit serein, on s’occupe de tout !
Envoyer une mise en demeure
Malgré vos relances, le client ne règle toujours pas sa facture impayée ? Vous pouvez alors être contraint d’envoyer une mise en demeure. Une lettre de mise en demeure doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception. Elle permet de constater l’état d’impayé et le retard de paiement, et de contraindre le client à régler la facture dans les meilleurs délais.
Cette lettre doit respecter des règles de forme et contenir les mentions obligatoires suivantes :
- la somme totale due ;
- les modalités de paiement ;
- la date limite de paiement ;
- les éventuelles conséquences de non-paiement, comme des frais de recouvrement ou des poursuites judiciaires
La lettre de mise en demeure est essentielle pour pouvoir engager une procédure judiciaire afin d’obtenir le paiement de la facture.
Gardez bien une copie de la mise en demeure, ainsi que l’accusé de réception, pour pouvoir les utiliser en cas de litige ultérieur.
Pour apporter du poids à votre courrier, faites rédiger cette mise en demeure par un professionnel. Pour cela, vous pouvez avoir recours à des cabinets de recouvrement, à des avocats ou à des huissiers de justice. Bien que cela ne soit pas obligatoire, cette option montrera votre détermination à votre client.
3. La phase judiciaire pour forcer le client à régler ses dettes
La requête d’injonction de payer
La requête d’injonction de payer permet d’obtenir le paiement de faibles montants (moins de 1 860 €) dans des cas déterminés. Il s’agit d’une méthode de recouvrement simple, rapide et peu coûteuse. Adressez votre demande au greffe du tribunal avec la copie de la mise en demeure. L’ordonnance sera délivrée au client par voie d’huissier. La plupart du temps, cette notification vous permettra de débloquer la situation.
Autres procédures judiciaires
Il existe plusieurs lois belges en matière de recouvrement, et la meilleure procédure dépendra de votre situation. Vos avocats chercheront la solution la plus adaptée à vous et à votre cas de recouvrement. Ils pourraient notamment vous conseiller une procédure au front pour régler l’affaire.
La gestion des procédures administratives vous donne de l’urticaire ?
L’administratif, ce n’est pas votre truc. Ou peut-être n’avez-vous simplement pas le temps de vous en occuper. Et si vous faisiez appel à un service de support administratif ? Chez Spitup, nous accompagnons les entreprises, PME, indépendants et professions libérales à gagner en temps, en flexibilité et en confort grâce à des services sur mesure de secrétariat, de comptabilité, de logistique et de ressources humaines. Nous vous apportons notre savoir-faire pour optimiser la gestion administrative et financière de votre entreprise.
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