La gestion téléphonique et administrative de votre cabinet devient trop chronophage ? Vous envisagez de déléguer ces tâches auprès d’une secrétaire qualifiée ? Spitup vous explique comment recruter une secrétaire médicale pour vous seconder dans votre quotidien.
Rédiger une fiche de poste précise pour recruter une secrétaire médicale
Avant d’entamer vos recherches, il est nécessaire de définir avec précision le profil que vous recherchez.
Déterminer les missions à déléguer
Une secrétaire médicale vous seconde dans la gestion de votre cabinet de santé. Que vous soyez médecin généraliste, dentiste, ou encore chef d’une clinique, vos besoins varient selon l’organisation de votre établissement, vos horaires ou encore votre patientèle.
Il est donc nécessaire d’identifier avec précision les tâches que vous désirez confier auprès de votre secrétaire. Vous pouvez notamment lui demander de prendre en charge :
- la gestion de vos appels téléphoniques ;
- l’accueil de vos patients ;
- l’organisation de vos rendez-vous clients et professionnels ;
- la prise de messages ;
- le traitement de vos papiers administratifs et de vos dossiers médicaux ;
- la rédaction de votre courrier et de vos comptes-rendus médicaux.
En identifiant précisément les missions que vous désirez déléguer pour vous concentrer sur votre patientèle, vous déterminerez plus facilement le profil de secrétaire dont vous avez besoin. Il vous sera ainsi possible de savoir si vous devez embaucher une secrétaire en présentiel, ou bien si vous avez la possibilité de recruter en externe une secrétaire professionnelle.
Établir les conditions du poste
Il s’agit de déterminer les conditions de travail de votre secrétaire. Vous devez alors vous questionner sur :
- ses horaires de travail. Recherchez-vous quelqu’un à temps complet, à mi-temps, ou bien seulement sur quelques heures dans la semaine ? De plus, demandez-vous si vous avez besoin d’être secondé toute l’année, ou simplement au cours de périodes précises ;
- les éventuels avantages professionnels en cas d’embauche d’une salariée (frais de transport, prise en charge des repas, etc.) ;
- le budget dont vous disposez. Il sera nécessairement plus important si vous recrutez une employée en CDI que si vous déléguez le poste auprès d’un secrétariat externalisé.
Une secrétaire salariée pourra vous assister toute l’année sur un temps plein ou un temps partiel. Il faut cependant prendre en compte le coût des charges associées à son embauche, sa formation continue ou bien encore son établissement dans votre cabinet (frais de matériel et de fournitures de bureau, entre autres).
À l’inverse, si vous avez besoin d’être accompagné sur des périodes précises, ou que vous n’avez pas besoin d’un accompagnement en présentiel, il est plus intéressant de faire appel à un télésecrétariat médical.
Identifier les qualités de votre aide administrative
Enfin, vous pouvez vous concentrer sur les qualités professionnelles et personnelles que vous recherchez chez votre secrétaire. Cursus professionnel, bonne maîtrise des outils informatiques ou encore sens du relationnel sont autant d’éléments sur lesquels vous devez vous interroger afin d’établir un profil précis.
Poster une annonce pour trouver votre assistante administrative
Votre fiche de poste peut à présent être diffusée. Plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- poster votre annonce sur des sites spécialisés dans le domaine médical ou la recherche d’emploi ;
- faire appel à votre réseau professionnel ;
- solliciter l’aide d’agences spécialisées en intérim ou en embauche de professionnels de santé ;
- contacter directement des services de télésecrétariat.
Il est nécessaire de donner des informations précises sur le profil recherché afin de trouver une candidate idéale.
Mener l’entretien de recrutement d’une secrétaire médicale
Une fois que vous avez sélectionné des profils intéressants, vous pouvez donner rendez-vous à vos candidats pour passer un entretien d’embauche. Un entretien téléphonique préalable est intéressant pour vous assurer que son profil est cohérent avec votre annonce, et qu’elle possède une bonne communication à l’oral.
L’entretien principal va vous permettre ensuite d’échanger avec la secrétaire postulante. Vous pouvez notamment l’interroger sur :
- ses compétences administratives et organisationnelles ;
- ses connaissances des règles du code de déontologie ;
- sa maîtrise des outils que vous utilisez au quotidien ;
- ses motivations ;
- ses capacités d’adaptation et sa gestion du stress.
Ces points d’attentions concernent tout autant le recrutement d’une secrétaire en présentiel qu’une assistante à distance. Chez Spitup, nous recrutons d’ailleurs uniquement des secrétaires professionnelles spécialisées dans le domaine médical. Nous analysons avec précision les attentes du professionnel de santé pour lui proposer le profil le mieux adapté à ses besoins. Par ailleurs, en cas d’absence, nos autres collaboratrices peuvent prendre le relais, pour ne pas impacter le travail du médecin.
Pourquoi faire appel à une solution de télésecrétariat pour recruter une secrétaire médicale ?
Un télésecrétariat médical vous permet d’externaliser la gestion téléphonique et administrative de votre cabinet de santé. Il présente de nombreux avantages :
- un service téléphonique de qualité. Les appels entrants sont directement transférés au centre. Le temps d’attente est largement réduit. Les secrétaires médicales sont formées pour répondre avec bienveillance et professionnalisme aux questions des patients ;
- flexibilité des horaires. Les horaires d’une télésecrétaire s’adaptent facilement aux spécificités de votre cabinet (ouverture tardive ou pendant les vacances scolaires, par exemple) ;
- un service totalement personnalisé. La mission s’adapte à votre cahier des charges (plages horaires, fonctionnalités, mission régulière ou ponctuelle, etc.) ;
- une réduction des coûts. Faire appel à une télésecrétaire médicale vous permet de bénéficier d’un service de qualité, pour un montant beaucoup plus abordable que l’embauche d’une salariée. Vous n’avez pas à investir dans du matériel informatique ou à payer des charges sociales et des congés payés.
Recruter une télésecrétaire médicale est idéal pour soigner votre image professionnelle et vous recentrer pleinement sur votre cœur de métier. Vous bénéficiez de tous les avantages du recrutement d’une secrétaire médicale pour vous seconder, sans la complexité administrative ni les dépenses financières liées à l’embauche d’une salariée.
Pour recruter une secrétaire médicale, il est ainsi important de définir avec précision le profil de votre aide administrative, et les missions que vous désirez lui confier, avant de publier une annonce et de mener des entretiens. Chez Spitup, nous vous proposons une solution de recrutement rapide. Nos secrétaires sont spécifiquement formées pour prendre en charge la gestion administrative d’un cabinet médical. Nous proposons un service à taille humaine et des formules flexibles pour nous adapter entièrement à vos besoins.
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