Les médecins et praticiens sont de plus en plus touchés par le phénomène du « no show ». Des patients qui ne se présentent pas à la consultation. Ces rendez-vous médicaux non honorés viennent perturber l’organisation de la journée et entraînent une perte financière importante. Comment éviter les « lapins » et les risques d’annulation tardive ? Découvrez dans cet article des solutions efficaces pour limiter les rendez-vous non respectés !
L’impact des rendez-vous médicaux non honorés
Les rendez-vous médicaux non honorés ont un réel impact sur le travail du professionnel de santé. Ils entraînent :
- la désorganisation ;
- une perte de temps ;
- une perte financière.
L’absentéisme des patients perturbe le planning de la journée et l’organisation du cabinet. De plus, ce rendez-vous « lapin » non facturé aurait pu profiter à un autre patient dans le besoin.
Comment limiter le risque de rendez-vous « no-show » ?
Que faire pour réduire ces désagréments ? Comment éviter les consultations manquées ? Voici 5 astuces efficaces pour limiter l’absence des patients !
1. Les rappels de rendez-vous
La cause principale des rendez-vous médicaux non honorés ? L’oubli du patient. Pour remédier à ce problème, il existe une solution simple : l’envoi de rappels par SMS ou par mail la veille ou le jour même de la consultation.
Quelles informations inclure dans son message ?
- Votre nom, prénom et fonction ;
- La date et l’heure du RDV.
- Le lieu de la consultation.
Voici un exemple de texte pour un rendez-vous non honoré : « Bonjour, vous avez rendez-vous le 12 janvier à 15h30 au cabinet de Didier Verbaeren, kinésithérapeute, à rue du page 16 à Ixelles. »
2. La confirmation anticipée
Dans le même ordre d’idées, vous pouvez demander confirmation de la présence de votre patient quelques jours avant la consultation. Ainsi, vous pouvez mieux gérer votre planning et remplir des créneaux vides en cas d’annulation.
3. La prise de rendez-vous en ligne
Savez-vous que le fait de devoir passer un coup de fil pour annuler une consultation est une raison du phénomène « no show » ? Avec la prise de rendez-vous en ligne, vous n’avez plus aucun risque à ce niveau-là ! Les patients pourront modifier ou annuler leur rendez-vous médical en toute autonomie et sans passer par l’étape « appel téléphonique ».
Par ailleurs, vous pouvez mettre en place un système de liste d’attente. Ainsi, s’il y a un désistement de dernière minute, le premier patient dans la liste sera averti et pourra obtenir un rendez-vous plus tôt, ce qui vous évitera de perdre du temps et de l’argent !
4. La sensibilisation sur l’impact de l’absentéisme
La communication et la pédagogie sont également des stratégies efficaces pour éviter les consultations non honorées. Il est essentiel de faire comprendre à votre patient l’objectif de ses passages dans votre cabinet.
Si votre patient comprend l’importance de ne pas différer ses soins médicaux, il fera attention à ne pas les manquer. De la même façon, s’il est conscient que d’autres personnes attendent de recevoir des soins, il veillera à vous prévenir à temps de son report ou d’une annulation.
5. Les télésecrétaires médicales
Gérer vos rendez-vous médicaux vous prend trop de temps ? Pour vous simplifier la vie, déléguez la tâche à une télésecrétaire médicale. Elle se chargera de planifier votre agenda, de confirmer les RDV et de répondre au téléphone. Le plus dans tout ça, c’est que vous pouvez être sûr que l’accueil téléphonique sera chaleureux et efficace !
Comment gérer les annulations tardives ?
Vous avez pris soin de confirmer les RDV, d’envoyer des rappels SMS ou par mail et de sensibiliser les patients sur l’impact de leur absence. Malgré tout, certains patients continuent à annuler à la dernière minute… Dans ce cas, comment gérer ces désistements tardifs ? Voici quelques conseils.
Communiquer sa politique d’annulation
La première étape est d’établir et de communiquer votre politique d’annulation. Quel est le délai pour annuler sans frais ? Quel est le montant à payer en cas d’annulation tardive ? Faites-le savoir à vos patients.
Sur quel support communiquer ces conditions ? Sur votre site web, dans votre cabinet, dans les rappels SMS ou la confirmation par mail. N’hésitez pas à le rappeler lors de la première séance.
En règle générale, une bonne politique d’annulation vous évitera des no-shows et des annulations de dernière minute.
Relancer le patient
En cas d’annulation, vous pouvez appeler le patient et lui proposer de prendre un nouveau rendez-vous médical. Cela permet de garder le contact avec lui et de montrer votre intérêt pour sa santé.
Souvenez-vous qu’il arrive parfois qu’un patient doive annuler à cause d’un imprévu ou d’un empêchement externe : une grève de tram, un enfant malade, le trafic routier, etc. Rappeler le patient et se montrer flexible sont aussi importants pour entretenir de bonnes relations avec ce dernier.
Remplir le créneau vide avec un autre patient
Si un patient se désiste, vous pouvez proposer la consultation à une autre personne en liste d’attente. De cette façon, vous évitez de perdre du temps et de l’argent et vous prenez soin de quelqu’un qui a besoin de vos services.
Peut-on facturer des honoraires pour une consultation manquée en Belgique ?
Oui, le praticien peut facturer une consultation manquée en Belgique. Aujourd’hui, les médecins, dentistes, kinés sont de plus en plus nombreux à le faire si le RDV n’est pas annulé au moins 24 heures à l’avance.
Petite précision : un professionnel de la santé ne peut pas percevoir des honoraires pour un rendez-vous médical non respecté. Toutefois, il peut lui réclamer un dédommagement raisonnable. Cela signifie qu’un médecin ne peut pas réclamer trois fois le prix de la consultation par exemple. Le patient doit également être informé au préalable des conditions d’annulation.
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