Vous rencontrez des difficultés à gérer votre processus de paie ? Le traitement des salaires vous prend trop de temps et vous empêche de vous concentrer sur votre activité principale ? Essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise, la gestion de la paie peut s’avérer toutefois longue et fastidieuse. Aujourd’hui, il existe une solution simple et efficace pour votre PME : déléguer cette fonction à un prestataire externe. Ça s’appelle le business process outsourcing (BPO) du payroll. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur cette pratique dans cet article.
Qu’est-ce que le BPO du payroll dans une entreprise ?
Le BPO (business process outsourcing) du payroll consiste à confier la gestion de la paie de son entreprise à un prestataire externe. On appelle également ce processus l’externalisation de la paie. En général, les entreprises font appel à des prestataires spécialisés comme le cabinet d’un expert-comptable ou une société d’externalisation.
Quelles tâches de payroll peut-on externaliser ?
De nombreuses missions peuvent faire partie de l’outsourcing du payroll :
- la déclaration d’embauche ;
- le calcul et le contrôle des bulletins de paie ;
- l'élaboration et le dépôt des déclarations sociales ;
- la gestion des données des employés ;
- la distribution des fiches de paie du personnel ;
- la mise en place des méthodes de paiement ;
- le calcul des heures travaillées ;
- l’établissement des documents liés aux fins de contrat (démission, départ à la retraite, etc.) ;
- des conseils en droit social ;
- etc.
Vous pouvez opter pour une externalisation partielle. Dans ce cas, vous déléguez une partie des tâches de gestion de salaire, vous choisissez quelles compétences externaliser et vous continuez à contrôler certains aspects du payroll. Vous pouvez également opter pour une externalisation complète.
Pourquoi externaliser la gestion des salaires d’une PME ?
Pour gagner du temps
La gestion de la paie d’une entreprise est une tâche sensible qui exige une connaissance aiguë de la législation sociale belge. Le recrutement et la formation du personnel adéquat nécessite donc d’y consacrer beaucoup de temps. De plus, cette mission est fastidieuse et chronophage, mais ne contribue ni à l’évolution de votre PME, ni au bien-être de vos employés.
En externalisant la gestion du payroll, vous libérez du temps à vous ainsi qu’à vos services RH. Les équipes pourront désormais se consacrer à des tâches plus gratifiantes comme accompagner les salariés, développer les formations ou cultiver les talents de chacun. De votre côté, vous pourrez vous concentrer sur votre cœur de métier.
Pour réduire les coûts
L’outsourcing du payroll de votre PME est une solution plus rentable qu’une gestion interne de la paie. Il ne vous est plus nécessaire de former les équipes RH à la gestion des salaires, d’acheter le matériel nécessaire ni de gérer les processus administratifs du personnel.
Pour bénéficier d’une expertise juridique
La paie est un domaine d’expert qui requiert des connaissances spécifiques en droit social, droit du travail, RH et en finance. En confiant le payroll à un service externalisé, vous bénéficiez des compétences de professionnels. Ceux-ci vous fourniront des pistes et des méthodes pour améliorer votre processus de paie du personnel.
Grâce aux conseils du prestataire, vous serez à même de prendre de meilleures décisions concernant la masse salariale. Vous vous assurez également l’accès aux technologies les plus récentes et aux meilleures pratiques en matière de traitement des salaires.
Pour diminuer les risques d’erreurs
Recourir à un expert juridique permet de réduire les risques d’erreurs et ainsi d’éviter les sanctions en cas de non-respect des réglementations. Opter pour un BPO du payroll, c’est s’assurer une conformité vis-à-vis des lois sociales et des exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Quand faut-il envisager l'outsourcing de la paie ?
Plusieurs raisons peuvent amener une entreprise à faire de l’outsourcing de leur payroll. Cela peut être une bonne alternative si votre PME embauche beaucoup d’employés. En effet, si vous disposez d’un effectif salarié important, vous devez investir dans un logiciel de paie performant et recruter du personnel qui s’occupe uniquement de cette tâche. Comme cela se révèle coûteux et chronophage, il est préférable d’externaliser la paie.
Si vous ne disposez pas de service RH ou de service de paie, la charge de travail qu’implique la gestion des salaires peut être lourde. Si vous sentez que cette tâche vous freine dans vos objectifs de travail ou dans le développement de votre entreprise, l’externalisation peut être une solution adéquate. C’est également un choix à considérer si votre secteur d’activité implique une réglementation sociale complexe.
En résumé, nous vous conseillons d’envisager le BPO du payroll de votre PME si vous :
- recrutez beaucoup de salariés ;
- ne possédez pas d’équipe RH ou de service de paie ;
- avez des difficultés à suivre les réglementations juridiques ;
- souhaitez vous concentrer sur votre cœur d’activité ;
- désirez optimiser ou automatiser l’organisation des ressources humaines ;
- voulez gagner en temps et en sérénité.
Comment procéder à l'externalisation de la paie d’une entreprise ?
En premier lieu, vous devez définir vos besoins en externalisation du payroll. Il s’agit de réfléchir aux fonctions et tâches que vous souhaitez déléguer. Vous pouvez répartir les responsabilités ou externaliser complètement les missions. Par exemple, vous pouvez décider que le prestataire ne s’occupe que des questions fiscales liées à la paie.
Ensuite, vous vous mettez d’accord sur les conditions d’engagement avec le service d’externalisation. Vous devez établir une liste de ce qui est attendu, y compris le coût du service. L’entreprise communique alors toutes les informations dont la société a besoin pour qu’elle mène à bien ses fonctions.
Enfin, le service de paie externalisé peut s’acquitter de ses tâches. En général, le traitement du salaire est réalisé à intervalles réguliers selon un calendrier défini. La procédure est la même pour le versement des impôts et des cotisations sociales.
Pourquoi faire confiance à Spitup ?
Spitup est un partenaire professionnel belge de l’externalisation des services RH et administratifs. Nos agents sont spécialisés dans le télésecrétariat et les ressources humaines. Notre objectif ? Accompagner les PME afin d’améliorer leur stratégie d’entreprise en trouvant des solutions efficaces et en fournissant une expertise en matière de finance et de droit social.
Vous souhaitez externaliser votre payroll ou confier la gestion d’entreprise à Spitup ? Contactez-nous via notre formulaire.
