Vous êtes entrepreneur ou dirigeant d’une PME et vous souhaitez déléguer votre gestion administrative ? Deux solutions s’offrent à vous : recruter un employé en interne ou faire appel à des experts externes. En d’autres termes, faut-il internaliser ou externaliser votre secrétariat ? Dans cet article, Spitup vous présente les avantages et les inconvénients des différentes approches pour vous aider à faire le choix le plus adapté à vos besoins !
Internaliser ou externaliser : de quoi parle-t-on exactement ?
L’internalisation consiste à confier des missions à des membres de votre équipe au sein de l’entreprise. À l’inverse, l’externalisation signifie déléguer ces tâches ou services à des prestataires externes spécialisés.
Dans le cas d’un secrétariat, les tâches les plus souvent externalisées incluent :
- la gestion des appels entrants et sortants ;
- le suivi des e-mails et des courriers ;
- la gestion de la paie ;
- le traitement des factures et des relances ;
- la rédaction de documents administratifs ;
- etc.
Alors, dans quels cas internaliser ou externaliser son secrétariat ? Quelle est la meilleure stratégie pour votre entreprise ? Voici un tour d’horizon des avantages et inconvénients de chaque solution.
Les atouts d’un secrétariat interne
Un meilleur contrôle sur les opérations
L’un des avantages de l’internalisation du secrétariat réside dans le contrôle direct que l’entreprise exerce sur les employés. Vous pouvez gérer le processus décisionnel selon vos besoins et critères. Cette gestion directe vous permet de superviser les tâches et d’effectuer des ajustements immédiats si nécessaire.
Une communication plus directe
Travailler avec des employés dans les mêmes locaux facilite les échanges. Les décisions se prennent plus vite, les malentendus sont limités et la réactivité est optimale.
La confidentialité accrue
Qui dit gestion interne des informations, dit moins de risques de fuite de données sensibles, notamment en matière de finance. En tant que dirigeant de l’entreprise, vous gardez la main mise sur les protocoles de sécurité et leur application.
Les limites de l’internalisation
Des coûts plus élevés
Maintenir un secrétariat interne coûte cher. Les salaires, les équipements ainsi que les outils techniques constituent des dépenses considérables. Sans compter les formations ou le recrutement de nouveaux talents à prendre en compte. Cet investissement important est parfois difficile à supporter pour les petites structures.
Une flexibilité réduite
L’internalisation offre peu de flexibilité en termes de volume de travail. En période de forte activité, les équipes sont débordées, tandis qu’en période creuse, elles sont sous-utilisées. Un secrétariat interne ne permet pas de répondre à la demande de manière flexible.
Des interruptions de service possible
Votre secrétariat interne peut rencontrer des problèmes de continuité, notamment lors des congés et absences pour maladie. Cela peut affecter la qualité des services administratifs. En outre, la gestion du personnel nécessite un travail supplémentaire pour combler les lacunes temporaires.
Les points forts d’un secrétariat externalisé
Une réduction des coûts
L’externalisation du secrétariat permet de maîtriser son budget : plus besoin d’embaucher, d’acheter du matériel ou de former. Vous ne payez que pour ce dont vous avez réellement besoin.
Une grande flexibilité
Vous avez besoin d’un coup de main quelques heures par semaine ? D’un renfort temporaire pendant les congés ? Ou d’une prise en charge complète ? L’un des atouts majeurs du secrétariat externalisé est la flexibilité qu’elle offre. Chez Spitup, vous pouvez ajuster le volume de travail à confier en fonction de vos besoins. Nos offres sont claires, souples et adaptées à toutes les tailles d’entreprise !
Un accès à une expertise spécialisée
Externaliser son secrétariat, c’est aussi bénéficier des compétences d’une équipe spécialisée dans le domaine. Vous obtenez ainsi des prestations de qualité sans avoir à investir dans la formation ou le recrutement d’un employé à plein temps.
Un recentrage sur votre cœur du métier
En confiant vos tâches administratives à un secrétariat externalisé, vous gagnez un temps précieux. Surtout, vos équipes se concentrent davantage sur ce qui compte : votre activité et vos clients. Vous gagnez en efficacité et vous faites ce que vous savez faire de mieux !
Les points faibles de l’externalisation
Moins de contrôle
Avec un secrétariat externalisé, les entreprises peuvent ressentir une perte de contrôle sur les tâches administratives. Il est vrai que vous dépendez d’une organisation externe pour fournir un travail conforme à vos normes et exigences. La distance complique la supervision et le contrôle de la qualité.
Des échanges parfois moins fluides
Une communication à distance peut entraîner des malentendus ou des incompréhensions. Cela peut nécessiter des clarifications supplémentaires et des suivis plus fréquents.
Risques au niveau de la sécurité des données
L’externalisation du secrétariat implique le partage d’informations sensibles avec un prestataire externe. Il est donc capital de choisir un partenaire de confiance et de fixer des accords de confidentialité. Cela, afin de limiter les risques en matière de sécurité des données. Chez Spitup, nous mettons en place une politique stricte de confidentialité !
Externaliser ou internaliser son secrétariat : les critères de décision
Coûts et budget
Vous êtes freelance ? Vous dirigez une petite entreprise ou une entreprise en démarrage ? L’externalisation du secrétariat peut être une solution plus économique. En revanche, les grandes entreprises peuvent généralement supporter les coûts d’un secrétariat interne.
Choisir d’internaliser ou externaliser, c’est donc d’abord une question de prix. N’hésitez pas à comparer les coûts pour le recrutement et la formation de nouveaux employés avec les tarifs proposés par un service de télésecrétariat.
Besoins en termes de volume de travail
Vous avez besoin d’un secrétaire pendant vos congés ou pour des missions ponctuelles ou de courte durée ? Vos besoins varient énormément ? L’externalisation offre la flexibilité qu’il vous faut. Pour un volume de travail administratif constant, un secrétariat interne est peut-être plus adapté.
Expertise
Le niveau d’expertise est un facteur déterminant dans le choix entre internalisation et externalisation, notamment pour des missions sensibles comme la comptabilité.
En faisant appel à des prestataires externes, vous bénéficiez de compétences pointues, acquises grâce à une expérience solide. Ces professionnels sont capables de traiter les tâches rapidement et efficacement.
À l’inverse, internaliser ce type de missions implique souvent de recruter, former et équiper des équipes. Cela demande du temps et des ressources et augmente les risques d’erreurs.
Réflexions finales sur l'internalisation et l'externalisation pour votre entreprise
Internaliser ou externaliser son secrétariat ? Il n’existe pas de réponse toute faite. Cela dépend de la taille de votre entreprise, de vos moyens, de vos besoins et du niveau d’expertise requis.
L’internalisation vous offre contrôle et sécurité, mais nécessite des ressources importantes. L’externalisation, quant à elle, vous apporte flexibilité, expertise et économies, tout en vous permettant de rester concentré sur vos priorités.
Confiez votre secrétariat à Spitup et gagnez en sérénité
Vous hésitez encore entre internaliser ou externaliser votre secrétariat ? Chez Spitup, nous comprenons les enjeux quotidiens des dirigeants, freelances et PME.
Grâce à notre service de télésecrétariat sur mesure, vous déléguez en toute confiance les tâches principales comme la gestion des appels, l’accueil téléphonique, la saisie de documents, ou encore le suivi des factures. De plus, nous nous adaptons à vos besoins, que ce soit pour quelques heures par semaine ou pour une externalisation complète.
Contactez Spitup dès aujourd’hui pour une solution de secrétariat externalisé adaptée à votre activité !
