Comment choisir un télésecrétariat médical ? 5 conseils

Un télésecrétariat est un service de secrétariat externalisé, qui peut prendre en charge (notamment !) la réception de vos appels et la gestion de votre planning de rendez-vous. Ce service est très utile pour vous libérer un maximum de temps pour vos patients. Néanmoins, face à la multitude d’offres actuellement présentes sur le web, il peut être rapidement difficile de savoir comment sélectionner le secrétariat en ligne qui sera le plus adapté à vos besoins. Pour vous accompagner dans cette démarche, voici 5 conseils pour choisir un télésecrétariat médical

1. Identifier les besoins de votre cabinet

Avant de contacter toute entreprise de télésecrétariat, il est essentiel de commencer par faire un état des lieux de ce que vous recherchez chez votre futur partenaire. Ce sont vos attentes qui vont vous aider à déterminer ensuite le service et le prestataire adaptés. 

Pour cela, analysez vos besoins en prenant en compte les points suivants :

  • le(s) créneau(x) horaire(s) recherché(s) (toutes les entreprises ne proposent pas d’offres le week-end par exemple) ;
  • la moyenne mensuelle de vos appels reçus (ce volume est un indicateur utile pour sélectionner une solution de tarification à l’appel ou au forfait) ;
  • les outils de gestion que vous utilisez couramment ;
  • les tâches que vous souhaitez déléguer (réception des appels et des messages, gestion de l’agenda, rappel des patients, etc.) ;
  • le budget envisagé. 

Cette recherche préalable est le point de départ sur lequel vous allez ensuite pouvoir chercher puis trouver le service adapté à votre cabinet.

2. Prendre conseil auprès d’autres professionnels de santé

Pour identifier des secrétariats en ligne qui vous conviennent, n’hésitez pas à recourir aux conseils avisés de vos confrères. 

Pour cela, plusieurs moyens s’offrent à vous :

  • contactez directement vos connaissances ;
  • postez des messages sur les réseaux sociaux ou les sites spécialisés dans votre branche médicale ; 
  • lisez les avis disponibles en ligne. 

Néanmoins, un retour d’expérience n’est intéressant que si vous connaissez également le contexte précis de la collaboration. N’hésitez donc pas à échanger plus en profondeur avec les praticiens que vous consultez, pour en apprendre plus sur la nature et la qualité des échanges avec leur secrétariat externe.

3. Analyser l’offre proposée pour bien choisir un télésecrétariat médical

Afin de comparer et d’identifier la structure la plus adaptée aux besoins de votre cabinet, il est essentiel d’analyser les points suivants :

  • disponibilité du secrétariat (plages horaires adaptées, réception le week-end si besoin) ;
  • niveau de spécialisation des secrétaires ;
  • délais moyens de prise en charge des appels entrants ;
  • services proposés (gestion des rendez-vous et de votre calendrier, transmission de messages selon vos instructions, rédaction de mails, tâches administratives diverses, etc.) ;
  • réactivité et adaptabilité du prestataire face aux patients et à vos consignes ;
  • utilisation d’outils collaboratifs (agenda en ligne par exemple) ;
  • politique de tarification (au forfait mensuel ou à l’appel).

Grâce à Spitup, vous aurez accès à des prestations personnalisées et flexibles. Nos secrétaires, spécifiquement formés au domaine médical, prennent notamment en charge vos appels et vos rendez-vous, qu’ils planifient ensuite dans votre agenda en ligne, pour une collaboration et un suivi de votre patientèle efficaces.  

4. Être attentif à la spécialisation des secrétaires du cabinet de secrétariat

Il est primordial que la personne en charge de votre permanence médicale soit formée au domaine de la santé. 

Cette compétence est importante notamment pour : 

  • qu’elle sache adapter sa posture face à des patients parfois énervés ou stressés au téléphone ;
  • qu’elle identifie une situation d’urgence et qu’elle sache réagir en conséquence ;
  • qu’elle rédige des comptes-rendus détaillés de ses échanges téléphoniques. 

Tous les télésecrétariats n’offrent pas de spécialisation dans le domaine médical, car ils proposent plutôt des prestations destinées à tout corps de métier (justice, assurance, etc.). Néanmoins, pour répondre aux problématiques spécifiques de votre profession, il vaut mieux privilégier un service spécialisé. 

Nous proposons justement avec Spitup des prestations de télésecrétariat médical. Nos secrétaires sont formés spécifiquement pour prendre en charge les missions d’un cabinet de santé. Ils s’adaptent aux consignes et protocoles établis au préalable conjointement avec le médecin. Cette ligne de conduite est essentielle pour proposer une réception téléphonique à votre image.

5. Rester vigilant sur la localisation du service de télésecrétariat

Il existe plusieurs types de structures qui proposent des services de secrétariat en ligne. Il est important de choisir avec soin l’entreprise avec laquelle vous allez collaborer, afin qu’elle réponde entièrement à vos attentes. 

Vous pouvez notamment déléguer vos tâches auprès :

  • d’un(e) secrétaire médicale indépendant(e). Si cette collaboration permet de tisser des liens privilégiés avec le prestataire, elle trouve néanmoins ses limites dans la disponibilité et la réactivité de cet intervenant, qui doit bien souvent venir seconder plusieurs clients à la fois pour vivre correctement ;
  • d’une plateforme téléphonique. Elle propose généralement des prix attractifs et une grande réactivité dans la réception des appels. Néanmoins, les secrétaires ne sont pas forcément suffisamment qualifiés pour gérer des échanges avec des patients.  Par ailleurs, certaines entreprises ne répondent pas non plus aux obligations légales liées à la confidentialité du domaine médical.  
  • d’une entreprise locale. De taille humaine, cet établissement intervient généralement dans un périmètre défini, ce qui lui garantit une proximité assurée avec ses partenaires de santé et une bonne connaissance des structures médicales locales. Chez Spitup, nous intervenons, par exemple, plus particulièrement à Bruxelles et dans toute la Wallonie. Nous établissons des relations humaines de confiance avec nos collaborateurs, auprès desquels nous proposons des prestations personnalisées et flexibles. 

Pour répondre efficacement aux besoins de votre entreprise, il est important de choisir avec soin votre télésecrétariat médical. Ce bras droit prend en charge la gestion de vos appels et de la partie administrative de votre cabinet, pour vous permettre de vous consacrer pleinement à votre patientèle. Vos attentes déterminent les critères qui vous aideront à sélectionner le secrétariat externe médical adapté à votre activité. 

Spitup vous propose justement des prestations individualisées, réalisées par des professionnels formés au domaine de la santé. Intervenant en Belgique, et plus particulièrement à Bruxelles et en Wallonie, nous avons à cœur d’établir une relation de confiance et de bienveillance avec nos collaborateurs et nos clients.

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