Vous êtes médecin, kiné ou ostéopathe et vous souhaitez configurer le répondeur de votre cabinet ? Bonne idée ! Laisser un message vocal peut paraître anodin, mais un ton chaleureux, une voix rassurante et des informations claires peuvent améliorer l’expérience de vos patients. Découvrez comment créer une messagerie vocale utile, efficace et capable de guider votre patientèle. Voici 3 exemples de message pour votre répondeur de cabinet médical !
Pourquoi soigner le message de son répondeur de cabinet médical ?
Imaginons qu’un patient cherche à joindre son médecin de famille, mais la seule chose qu’il entend, c’est la tonalité du téléphone qui retentit sans arrêt… Que faire dans ce cas ? Pour le patient, cette situation s’avère frustrante, voire stressante en cas d’urgence.
Installer un répondeur téléphonique vous permet d’assurer la continuité des soins, même en dehors des heures d’ouverture. Vous vous montrez disponible 24 h/7, ce qui est rassurant pour le patient qui souhaiterait transmettre un message.
Créer un message pour son répondeur de cabinet médical, c’est aussi laisser une impression positive aux patients. Ça prouve que vous êtes organisé et attentif aux besoins de vos patients. De quoi renforcer leur confiance en votre cabinet !
Quand activer la messagerie vocale de son cabinet médical ?
Il est impératif d’activer son répondeur de cabinet dans les deux situations suivantes :
- en dehors des heures d’ouverture ;
- en cas d’indisponibilité (congé, forte affluence, etc.)
Qu’en est-il des prises de rendez-vous ? Un conseil, n’utilisez pas votre répondeur téléphonique comme agenda ! L’écoute des messages vocaux est chronophage. À cela, s’ajoute un risque de confusion ou de malentendu. Résultat ? Un sentiment de frustration autant du côté patient que du côté praticien.
Spit’Up vous recommande une autre solution pour les prises de rendez-vous : l’agenda en ligne. Flexible et efficace, cet outil transformera l’organisation de votre cabinet. Finis les rendez-vous « no show » et terminés les conflits d’horaires !
Qu’est-ce qu'un bon message d’accueil professionnel ?
Créer un message de répondeur pour son cabinet médical ? A priori, rien de compliqué. Dans les faits, il est primordial d’adopter quelques bonnes pratiques pour faire bonne impression. Voici quelques conseils pour enregistrer un message d’accueil de qualité.
Un enregistrement audible
La première règle est d’enregistrer un message audible. Si vous parlez trop vite ou qu’il y a des bruits de fond, la personne au bout du fil risque de ne pas vous comprendre. Tous vos efforts auront été inutiles !
Un message concis
Le message pour votre répondeur de cabinet médical doit durer entre 20 et 30 secondes. Trop long, il risque de submerger le patient de détails inutiles et de le frustrer. Allez droit au but pour assurer une communication efficace et capter l’attention de l’appelant.
Les informations clés à inclure sont entre autres :
- votre nom ou celui du cabinet ;
- les horaires d’ouverture ;
- la prise de rendez-vous ;
- les options d’urgence ;
- le délai de réponse.
Les instructions en cas d’urgence
Les patients vous appellent parfois en étant stressés ou inquiets. Dans ce cas, il est crucial de leur fournir des consignes claires pour traiter les urgences. Par exemple :
« Si vous faites face à une urgence médicale, veuillez raccrocher et composer immédiatement le 112. »
Un ton rassurant et humain
Votre message de répondeur professionnel doit rassurer le patient, rien qu’au ton de votre voix. Humanisez votre discours avec une voix calme et chaleureuse pour créer un sentiment de confiance.
Des consignes claires
Pour terminer, vous devez inviter le patient à répondre au message avec des consignes claires. Que ce soit ses coordonnées ou la raison de son appel, indiquez quelles informations il doit vous laisser pour pouvoir traiter sa demande efficacement. Par exemple :
« Merci de bien vouloir laisser votre nom, votre numéro de téléphone ainsi que le motif de votre appel. »
3 exemples de message de répondeur pour médecin
Voici 3 exemples de message de répondeur pour votre cabinet médical à appliquer selon les circonstances. Ces modèles s’appliquent à tout professionnel de la santé, que ce soit un médecin, un kinésithérapeute ou un dentiste.
Exemple 1 : Message d'accueil standard pendant les horaires d’ouverture :
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet médical [Nom].
Nos équipes sont actuellement occupées. Si vous faites face à une urgence médicale, veuillez raccrocher et composer immédiatement le 112. Si vous souhaitez prendre rendez-vous, vous pouvez le faire via Progenda ou sur notre site internet [nom du site].
Pour toute autre demande, veuillez laisser votre nom, votre numéro et un bref message. Nous vous recontacterons dans les plus brefs délais. Merci. »
Exemple 2 : Message de répondeur en dehors des heures d’ouverture
« Bonjour, vous êtes bien au cabinet médical [Nom].
Nos équipes sont actuellement occupées. Si vous faites face à une urgence médicale, veuillez raccrocher et composer immédiatement le 112. Si vous souhaitez prendre rendez-vous, vous pouvez le faire via Progenda ou sur notre site internet [nom du site].
Pour toute autre demande, veuillez laisser votre nom, votre numéro et un bref message. Nous vous recontacterons dans les plus brefs délais. Merci. »
Exemple 3 : Message vocal pour les vacances ou absences prolongées
« Bonjour, le cabinet médical [Nom] est fermé pour congés jusqu’au [date]. Pour toute urgence médicale, contactez le 112 ou un autre professionnel de santé.
Pour prendre rendez-vous, vous pouvez utiliser notre plateforme en ligne sur notre site internet [nom du site].
Merci de votre compréhension. »
Un accueil téléphonique à votre image
Vous l’avez compris, un message de répondeur n’est pas qu’un outil pratique pour votre cabinet médical. C’est le reflet de votre professionnalisme et de votre empathie pour votre patientèle.
Chez Spit’Up, nous personnalisons votre message d’attente avec une musique et une identité sonore unique à votre image. Encore mieux, nous simplifions le quotidien des professionnels de la santé en gérant leurs appels téléphoniques.
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